Offentlighetsprincipen
Offentlighetsprincipen innebär bland annat att allmänhet och massmedier med stöd av Tryckfrihetsförordningen, som är en av Sveriges grundlagar, har rätt till insyn i all offentlig verksamhet genom att ta del av offentliga allmänna handlingar hos kommuner och andra myndigheter.
Kommunalt ägd koncern
Även kommunala bolag, där kommuner utövar ett rättsligt bestämmande inflytande över, lyder under offentlighetsprincipen.
Telgekoncernen ägs av Södertälje kommun och har därför skyldigheter när det gäller att bevara och skydda sina handlingar såväl elektroniska som i pappersform och hålla dem i ordnat skick.
Bolagen ska:
- snarast lämna ut offentliga allmänna handlingar till den som begär att få se dem.
- registrera (diarieföra) handlingarna. Om handlingarnas innehåll är offentligt kan de i stället för registrering hållas ordnade så att det utan svårighet kan avgöras om de inkommit eller upprättats.
- kvalitetssäkra och skydda sina handlingar samt upprätta en dokumenthanteringsplan över handlingar, som utgör företagets arkiv.
Vad är en allmän handling?
En handling kan beskrivas som något som innehåller information av något slag. Vanligen är det ett brev, protokoll, beslut med mera. Men det kan också utgöras av e-post, sms, video- eller bandupptagningar, kartor och bilder med mera.
För att handlingen ska vara allmän krävs att den förvaras hos bolaget samt är inkommen till eller upprättad hos bolaget.
Inkommen till
Handlingen har skickats eller lämnats till bolaget.
Upprättad av
Handlingen har färdigställts eller färdigbehandlats hos bolaget.
Förvaras hos
Handlingen finns tillgänglig hos bolaget.
Alla allmänna handlingar är inte offentliga
Det kan finnas uppgifter i allmänna handlingar som omfattas av sekretess och de får då inte lämnas ut. Det finns heller ingen skyldighet att lämna ut handlingar som ännu inte har upprättats och därmed ännu inte blivit allmänna, exempelvis utkast till beslut eller protokoll som inte har undertecknats.
När du skriver till bolagen i Telgekoncernen är det viktigt att veta att ditt mejl eller brev blir en allmän offentlig handling om det inte finns någon tillämplig bestämmelse i Offentlighets- och sekretesslagen som göra att det råder sekretess för uppgifterna i brevet.
Hur gör jag för att begära ut handlingar?
Du vänder dig direkt till det bolag och verksamhet som förvarar handlingen. Är du osäker på vart du ska vända dig kan du kontakta registratorn så får du hjälp att hitta rätt.
Handlingarna ska lämnas ut skyndsamt vilket i praktiken innebär så snart som möjligt, inom 1–2 dagar. Om du begär ut en stor mängd handlingar som kräver en större arbetsinsats att ta fram kan det ta längre tid.
Du har enlig lagen rätt att vara anonym. Det innebär att du inte behöver tala om vem du är och varför du vill ha de handlingar du begär ut.
Överklaga beslut
Om du nekas att ta del av en handling kan du begära att få ett skriftligt avslagsbeslut som du sedan kan överklaga.